Sistema de Gestión Documental de la ONPE figura como Buena Práctica en Gestión Pública 2019

AGILIZA COMUNICACIÓN INTERNA Y AHORRA
RECURSOS AL ESTADO

El Sistema de Gestión Documental (SGD)
de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) fue reconocido por la
organización Ciudadanos al Día (CAD) como Buena Práctica en Gestión Pública
2019, en la categoría Sistemas de Gestión Interna, en el marco del concurso del
presente año.

El SGD utiliza
tecnología asociada a la Firma y Certificados Digitales, brindando valor legal
a los documentos generados, y agilizando las comunicaciones internas. Reduce
drásticamente el tradicional uso de  papel, con el consiguiente ahorro de
recursos y presupuesto en la institución electoral.

Esta buena práctica implementada por la
ONPE, viene participando en el Premio Buenas Prácticas de Gestión Pública 2019,
cuyo ganador será anunciado este 30 de setiembre. Este Premio identifica,
premia y da a conocer anualmente buenas prácticas en el Sector Público a nivel
de actividades o procesos que han obtenido destacados resultados en beneficio
de la ciudadanía y que pueden ser replicados en otras organizaciones para
mejorar la efectividad, eficiencia e innovación.

El SGD ha
permitido a la ONPE tramitar digitalmente los documentos físicos y digitales,
provenientes de personas o entidades externas, y registrarlos en el sistema,
contribuyendo a un ahorro anual en consumo de papel de unos S/.3’500,000 de
soles. 

Esta solución
tecnológica favorece el cuidado del medioambiente y garantiza la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la documentación en tiempo
real, al contar con un sistema de firma digital, que permite la autenticación o
validación de la identidad del emisor del documento digital.  

A través del SGD
se brinda confidencialidad a los documentos que gestionan los funcionarios para
dar respuesta a la ciudadanía, facilitando su seguimiento y permitiendo su
trazabilidad, contribuyendo así   a la transparencia en la comunicación.

A la fecha, la
ONPE ha coordinado la implementación del SGD en 87 entidades públicas,
encontrándose 9 en fase de producción, 19 en etapa piloto, 53 en período de
coordinación y 6 en la etapa de demostración de la herramienta. 

La ONPE
actualmente continúa realizando mejoras al SGD de conformidad con lo
establecido en el Modelo de Gestión Documental (MGD). La última versión permite
el intercambio de documentos digitales con otras entidades públicas integrando
aún más a las entidades en beneficio del ciudadano.

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